Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

Informacio

Definición

La Oficina de Gestión de Proyectos (también conocida como Project Management Office, PMO) nació en junio de 2012 de la necesidad existente de normalizar y homogeneizar todas las actividades relacionadas con la gestión administrativa y económica de los proyectos y de las propuestas de futuros proyectos.

Así, la PMO ha sido concebida como el marco en el que se establecen las prácticas, herramientas y mecanismos de control unificados que permiten a la entidad gestionar sus proyectos en las diferentes etapas en las que estos se encuentren.

Actividades

Las funciones actuales de la PMO pueden englobarse en las siguientes vertientes:

Gestión de propuestas de proyectos

Asiste a las áreas y unidades de i2CAT en la preparación de propuestas para programas europeos, estatales y nacionales. La PMO se encarga de la realización de la documentación no técnica de las propuestas de nuevos proyectos, como la sección administrativa, la sección genérica y la sección económica:

  • Realiza el análisis de los diarios oficiales de las diferentes administraciones.
  • Gestiona la elaboración del “currículum” y los datos administrativos de la entidad.
  • Supervisa la documentación financiera: presupuestos, balances, informes económicos...
  • Supervisa la redacción y realiza un seguimiento posterior de convenios y contratos.
  • Lleva a cabo la inserción de los datos de las propuestas en las aplicaciones telemáticas de solicitud de proyectos.

Gestión de proyectos activos

Realiza la gestión administrativa y económica de los proyectos europeos, estatales y nacionales con participación de las áreas y unidades de la entidad:

  • Se encarga del seguimiento económico y administrativo de los proyectos.
  • Elabora las justificaciones económicas.
  • Realiza la gestión documental de los proyectos (información notable y auditable).
  • Supervisa y realiza el seguimiento de la redacción de convenios de colaboración y de contratos de prestación de servicios.

La Oficina de Gestión de Proyectos también realiza el posterior seguimiento de las propuestas de solicitud de ayudas a la contratación de recursos humanos a nivel nacional, estatal y europeo.

Las funciones detalladas han sido delimitadas respondiendo a la voluntad de conseguir que la PMO sea eficiente y eficaz durante su etapa más delicada, coincidiendo con su primer año de actividad. Por ello, inicialmente se focaliza en objetivos clave para crear una proyección de cara a su futuro crecimiento, con una línea base que permita agregar competencias en fases más avanzadas de su implantación.